Urząd Miejski w Czemiernikach

ul. Zamkowa 9, 21-306 Czemierniki

od 8.00 do 16.00,

parter, pokój nr 2

Do zadań stanowiska ds. organizacyjno-kancelaryjnych należy w szczególności:
1) prowadzenie punktu kancelaryjnego w urzędzie w systemie tradycyjnym i elektronicznym (rejestracja, przekazywanie korespondencji do dekretacji, doręczanie pism pracownikom po zadekretowaniu, rejestracja przesyłek wychodzących);
2) obsługa kancelarii w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją;
3) zapewnienie sprawnego obiegu informacji między punktem kancelaryjnym a pozostałymi komórkami organizacyjnymi;
4) udzielanie informacji o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie;
5) wykonywanie czynności kancelaryjnych przesyłek niejawnych, polegających w szczególności na:
a) przyjęciu przesyłek niejawnych z sekretariatu, odpowiednio opakowanych i nienaruszonych,
b) zarejestrowaniu dokumentu niejawnego w dzienniku ewidencyjnym,
c) terminowym przedstawianiu (doręczaniu) korespondencji niejawnej otrzymanej (wchodzącej) wg ustalonego w urzędzie schematu obiegu dokumentów niejawnych,
d) terminowym wysyłaniu pism niejawnych,
e) prowadzeniu wykazu przesyłek nadanych,
f) prowadzeniu rejestru teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych,
g) kompletowaniu dokumentacji kancelaryjnej na koniec roku kalendarzowego,
h) wykonywaniu prac techniczno – manipulacyjnych związanych z wytwarzaniem elektronicznym i nie elektronicznym lub reprodukcją dokumentów i dokumentacji, np. kopiowanie, oprawa dokumentów, zszywanie teczek,
i) bezpośredni nadzór nad obiegiem materiałów niejawnych w urzędzie,
j) udostępnianie lub wydawanie materiałów niejawnych osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie, wg wykazu sporządzonego przez pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych,
k) egzekwowanie zwrotu do kancelarii materiałów zawierających informacje niejawne od osób, które nie mają możliwości właściwego ich przechowywania i zabezpieczenia,
l) kontroli przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania materiałów w kancelarii;
6) obsługa punktu potwierdzającego profile zaufane elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP).