Urząd Miejski w Czemiernikach

od 8.00 do 16.00,

parter, pokój nr 2

Do zadań stanowiska ds. organizacyjno-kancelaryjnych należy w szczególności:
1) prowadzenie punktu kancelaryjnego w urzędzie w systemie tradycyjnym i elektronicznym (rejestracja, przekazywanie korespondencji do dekretacji, doręczanie pism pracownikom po zadekretowaniu, rejestracja przesyłek wychodzących);
2) obsługa kancelarii w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją;
3) zapewnienie sprawnego obiegu informacji między punktem kancelaryjnym a pozostałymi komórkami organizacyjnymi;
4) udzielanie informacji o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie;
5) wykonywanie czynności kancelaryjnych przesyłek niejawnych, polegających w szczególności na:
a) przyjęciu przesyłek niejawnych z sekretariatu, odpowiednio opakowanych i nienaruszonych,
b) zarejestrowaniu dokumentu niejawnego w dzienniku ewidencyjnym,
c) terminowym przedstawianiu (doręczaniu) korespondencji niejawnej otrzymanej (wchodzącej) wg ustalonego w urzędzie schematu obiegu dokumentów niejawnych,
d) terminowym wysyłaniu pism niejawnych,
e) prowadzeniu wykazu przesyłek nadanych,
f) prowadzeniu rejestru teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych,
g) kompletowaniu dokumentacji kancelaryjnej na koniec roku kalendarzowego,
h) wykonywaniu prac techniczno – manipulacyjnych związanych z wytwarzaniem elektronicznym i nie elektronicznym lub reprodukcją dokumentów i dokumentacji, np. kopiowanie, oprawa dokumentów, zszywanie teczek,
i) bezpośredni nadzór nad obiegiem materiałów niejawnych w urzędzie,
j) udostępnianie lub wydawanie materiałów niejawnych osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie, wg wykazu sporządzonego przez pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych,
k) egzekwowanie zwrotu do kancelarii materiałów zawierających informacje niejawne od osób, które nie mają możliwości właściwego ich przechowywania i zabezpieczenia,
l) kontroli przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania materiałów w kancelarii;
6) obsługa punktu potwierdzającego profile zaufane elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

od 8 do 16

pokój nr 2

Do zadań stanowiska ds. administracyjnych i obsługi rady należy w szczególności:
1) prowadzenie punktu kancelaryjnego w urzędzie w systemie tradycyjnym;
2) rejestracja skarg i wniosków w rejestrze skarg i wniosków;
3) zapewnienie sprawnego obiegu informacji między sekretariatem a pozostałymi komórkami organizacyjnymi;
4) obsługa centrali telefonicznej;
5) udzielanie informacji o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie;
6) organizowanie przyjęć interesantów przez Wójta;
7) prowadzenie terminarza spotkań i narad Wójta;
8) koordynacja i realizacja zadań niezbędnych do zapewnienia właściwego realizowania przez Wójta Gminy funkcji związanej z reprezentowaniem Gminy;
9) obsługa techniczno-kancelaryjna posiedzeń, konferencji i narad zwoływanych przez Wójta;
10) prowadzenie dokumentacji związanej z prenumeratą czasopism i opłatą RTV;
11) prowadzenie ewidencji delegacji służbowych i ich wypisywanie;
12) prowadzenie ewidencji szkoleń pracowników;
13) prowadzenie ewidencji urlopów pracowników;
14) prowadzenie dokumentacji związanej z zamawianiem i ewidencją pieczęci urzędowych;
15) prowadzenie listy obecności i ewidencji czasu pracy pracowników;
16) prowadzenie dokumentacji w zakresie współpracy z Sądami i Komornikami Sądowymi;
17) prowadzenie rejestru i zbioru zarządzeń Wójta;
18) koordynacja prac związanych z realizacją aktów prawnych wydawanych przez Wójta, przekazywanie wydanych zarządzeń właściwym komórkom i jednostkom organizacyjnym oraz do organów nadzoru;
19) publikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy lub Bazie Aktów Własnych Gminy Czemierniki zarządzeń Wójta, uchwał Rady Gminy, protokołów z sesji Rady Gminy, treści interpelacji i zapytań oraz udzielanych na nie odpowiedzi;
20) realizacja zadań koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy, w tym pełnienie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;
21) wykonywanie zadań archiwisty w archiwum zakładowym;
22) prowadzenie ewidencji radnych;
23) sporządzenie porządku obrad, wysyłanie zaproszeń do osób zaproszonych na posiedzenia, na podstawie wytycznych i materiałów przygotowanych przez Przewodniczącego Rady Gminy, Przewodniczących Komisji Rady Gminy i Wójta Gminy;
24) sporządzanie, kompletowanie i przechowywanie dokumentacji z działalności Rady Gminy i jej Komisji;
25) prowadzenie zbioru i rejestru uchwał Rady Gminy;
26) przesyłanie uchwał Rady Gminy do organów nadzoru;
27) przekazywanie do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubelskiego aktów prawa miejscowego i innych uchwał – zgodnie z wymogami prawa;
28) naliczanie wysokości diet dla radnych i sołtysów;
29) prowadzenie spraw i dokumentacji w zakresie wyborów organów sołectw;
30) prowadzenie ewidencji sołectw, sołtysów i rad sołeckich;
31) kompletowanie protokołów i uchwał z zebrań wiejskich i dokumentacji rad sołeckich;
32) przekazywanie uchwał z zebrań wiejskich właściwym komórkom organizacyjnym;
33) udzielanie pomocy techniczno-kancelaryjnej sołtysom z zakresu spraw organizacyjnych;
34) administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu Gminy;
35) obsługa punktu potwierdzającego profile zaufane elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP);
36) wykonywanie czynności kancelaryjnych dokumentów niejawnych.