Urząd Miejski w Czemiernikach

od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 16.00,

parter, pokój nr 2

Do zadań stanowiska ds. administracyjnych i obsługi rady należy w szczególności:
1) prowadzenie punktu kancelaryjnego w urzędzie w systemie tradycyjnym;
2) rejestracja skarg i wniosków w rejestrze skarg i wniosków;
3) zapewnienie sprawnego obiegu informacji między sekretariatem a pozostałymi komórkami organizacyjnymi;
4) obsługa centrali telefonicznej;
5) udzielanie informacji o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie;
6) organizowanie przyjęć interesantów przez Wójta;
7) prowadzenie terminarza spotkań i narad Wójta;
8) koordynacja i realizacja zadań niezbędnych do zapewnienia właściwego realizowania przez Wójta Gminy funkcji związanej z reprezentowaniem Gminy;
9) obsługa techniczno-kancelaryjna posiedzeń, konferencji i narad zwoływanych przez Wójta;
10) prowadzenie dokumentacji związanej z prenumeratą czasopism i opłatą RTV;
11) prowadzenie ewidencji delegacji służbowych i ich wypisywanie;
12) prowadzenie ewidencji szkoleń pracowników;
13) prowadzenie ewidencji urlopów pracowników;
14) prowadzenie dokumentacji związanej z zamawianiem i ewidencją pieczęci urzędowych;
15) prowadzenie listy obecności i ewidencji czasu pracy pracowników;
16) prowadzenie dokumentacji w zakresie współpracy z Sądami i Komornikami Sądowymi;
17) prowadzenie rejestru i zbioru zarządzeń Wójta;
18) koordynacja prac związanych z realizacją aktów prawnych wydawanych przez Wójta, przekazywanie wydanych zarządzeń właściwym komórkom i jednostkom organizacyjnym oraz do organów nadzoru;
19) publikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy lub Bazie Aktów Własnych Gminy Czemierniki zarządzeń Wójta, uchwał Rady Gminy, protokołów z sesji Rady Gminy, treści interpelacji i zapytań oraz udzielanych na nie odpowiedzi;
20) realizacja zadań koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy, w tym pełnienie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;
21) wykonywanie zadań archiwisty w archiwum zakładowym;
22) prowadzenie ewidencji radnych;
23) sporządzenie porządku obrad, wysyłanie zaproszeń do osób zaproszonych na posiedzenia, na podstawie wytycznych i materiałów przygotowanych przez Przewodniczącego Rady Gminy, Przewodniczących Komisji Rady Gminy i Wójta Gminy;
24) sporządzanie, kompletowanie i przechowywanie dokumentacji z działalności Rady Gminy i jej Komisji;
25) prowadzenie zbioru i rejestru uchwał Rady Gminy;
26) przesyłanie uchwał Rady Gminy do organów nadzoru;
27) przekazywanie do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubelskiego aktów prawa miejscowego i innych uchwał – zgodnie z wymogami prawa;
28) naliczanie wysokości diet dla radnych i sołtysów;
29) prowadzenie spraw i dokumentacji w zakresie wyborów organów sołectw;
30) prowadzenie ewidencji sołectw, sołtysów i rad sołeckich;
31) kompletowanie protokołów i uchwał z zebrań wiejskich i dokumentacji rad sołeckich;
32) przekazywanie uchwał z zebrań wiejskich właściwym komórkom organizacyjnym;
33) udzielanie pomocy techniczno-kancelaryjnej sołtysom z zakresu spraw organizacyjnych;
34) administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu Gminy;
35) obsługa punktu potwierdzającego profile zaufane elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP);
36) wykonywanie czynności kancelaryjnych dokumentów niejawnych.